Mielentilaa monitilassa

Olen koko 30-vuotisen työurani aikana työskennellyt joko omassa tai parihuoneessa. Viime kesänä asiaan tuli muutos. Virastomme toimitiloja tiivistettiin ja osa henkilöstöstä siirtyi työskentelemään monitilaan.

Omasta työhuoneesta luopuminen oli meille suurimmalle osalle raskasta. Juuri kukaan ei riemuinnut, mutta pakon edessä oli taivuttava. Alku oli vaikeaa ja ahdisti. Jouduimme muuttamaan keskeneräisiin tiloihin ja pelisäännöt puuttuivat. Tämä ohjeeksi, jos suunnittelette monitilaa, ensin pelisäännöt, sitten vasta muutto.

Monitilatyöskentely edellyttää toisten kollegoiden huomioimista, jotta työrauha ja sopu säilyvät. Jokainen työntekijä kokee asiat ja tilan omalla tavalla ja se tulee ottaa huomioon päivittäisessä työssä. Tilassa liikutaan kokouksiin, kopiokoneelle, lounaalle ja käydään keskusteluja sekä puhutaan puhelimessa, mitkä tietysti aiheuttaa häiriötä ja keskittymisen katkoksia. Osa pystyy sulkemaan täysin ympäristöstä kantautuvat äänet ja osalle taas pienetkin rasahdukset voivat olla häiriöksi. Etätyömahdollisuudet ovat onneksi Akatemiassa joustavat ja teknisesti hyvin järjestetty, ja osa henkilöstöstä työskenteleekin kotona 1-2 päivää viikossa.

Yhteisten pelisääntöjen luomisessa hyvänä sääntönä voi pitää sitä, että lista on sen verran lyhyt, että ne muistetaan helposti. Täysin hiljainen toimiston ei tarvitse olla eli lyhyet keskustelut ja puhelut ovat sallittuja. Avoimen tilan yhteydessä on hiljaisia huoneita, joihin voi vetäytyä pitämään palaveria, tekemään enemmän keskittymistä vaativaa kirjoitustyötä tai soittamaan puheluita. Monitilaan kantautuu usein ääniä käytäviltä ja pikapalaverit käytäviltä pitäisi hoitaa omissa yksilöhuoneissa tai hiljaisissa huoneissa. Avotila ei saa myöskään olla läpikulkureitti kokousvieraille tai muulle henkilöstölle, koska kaikkien tilassa työskentelevien työ keskeytyy silloin hetkeksi ja aiheuttaa turhaa stressiä.

Kollegat, minä mukaan lukien, ovat kuitenkin olleet pääsääntöisesti tyytyväisiä monitilaan ja sen tuomiin uusiin mahdollisuuksiin. Parasta on ehdottomasti välitön kontakti kollegoiden kanssa ja nopea tiedonkulku. Työpäivää voi välillä keventää yhteisesti jollakin hauskalla jutulla. Kuiskiminen tilassa on aiheuttanut myös hauskoja kommentteja ”Ei kuulu, puhukaa kovemmin”, eli silloin on ollut erityisen kiinnostava asia tai juoru kerrottavana.

Haasteitakin on ollut. Yksi avotilatyöskentelyn haittapuoli on työn katkonaisuus, koska tilassa on kuitenkin aina jonkin verran hälyä ja työnteko keskeytyy useammin kuin omassa huoneessa.  Tilassa tottuu työskentelemään, vaikka muut puhuvat siellä, pitää vain opetella sulkemaan korvat. On hyvä ottaa muut huomioon siten, ettei keskeytä omilla kysymyksillään koko aikaa muiden työskentelyä, varsinkin jos toinen on keskittynyt johonkin. Jos joku sattuu olemaan huonolla tuulella, siitä kärsii muutkin.

Omassa yksikössämme olemme sopineet, että pidemmät puhelut hoidetaan poissa yhteisestä tilasta, mutta välillä tämä pääsee unohtumaan.

Puolen vuoden kokemuksen jälkeen voin todeta, että monitilassa työskentely sujuu yhtä hyvin kuin omassa huoneessa. Aina voin valita myös sen hiljaisen tilan, jos työ vaatii erityistä keskittymistä. Jos näillä kustannussäästöilla saadaan irtisanomiset vältettyä, niin olemme 100-prosenttisesti mukana!

Marjo Aaltomaa

Kirjoittaja työskentelee viestintäassistenttina Suomen Akatemiassa.